Privacyverklaring

Forster neemt jouw privacy ter harte en neemt daarom passende maatregelen om jouw privacy te beschermen in overeenstemming met de EU-verordening betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (ook bekend als "General Data Protection Regulation" of "GDPR"). Met deze privacyverklaring ("Kennisgeving") wil Forster je informeren over het verzamelen, gebruiken en beschermen van je persoonlijke gegevens wanneer je:

1. Gebruik van en interactie met ons via onze websites;
2. Met ons te communiceren via e-mail, telefoon, social media, VOIP of andere digitale communicatiekanalen;
3. Zich abonneren op en ontvangen van onze nieuwsbrieven, promotionele communicatie of ander marketingmateriaal;
4. Ontmoet ons op beurzen, congressen en soortgelijke evenementen;
5. Een van onze klanten of leveranciers zijn of vertegenwoordigen

Als u meer wilt weten over de manier waarop wij cookies en soortgelijke trackingtechnologieën gebruiken, verwijzen wij u graag naar onze cookieverklaring.

 

We kunnen deze Verklaring periodiek en naar eigen goeddunken wijzigen. Wanneer wij dit doen, zullen wij u een bijgewerkte versie ter beschikking stellen via onze websites. Als een dergelijke wijziging betrekking heeft op een verwerkingsactiviteit waarvoor we uw toestemming hebben gevraagd, wordt u opnieuw gevraagd om toestemming te geven met de bijgewerkte versie van deze Verklaring. Houd er rekening mee dat onze websites links naar andere sites en diensten kunnen bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze andere sites. 

 

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Forster, een vennootschap naar Zwitsers recht, gevestigd Hofstrasse 41, 8590 Romanshorn, Zwitserland, met BTW-nummer CHE-105.772.961, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals hierin beschreven.

Indien u vragen heeft over de inhoud van deze Verklaring of de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt zoals hierin beschreven, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar privacy@forstersystems.com.

 

2. Waarom en hoe lang wij uw persoonsgegevens verwerken

2.1. Wanneer u onze websites gebruikt of ermee communiceert

Wanneer u onze website bezoekt, een contactformulier invult of op een andere manier interactie heeft met een van onze websites, verzamelen en verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Elektronische-communicatiegegevens (bv. IP-adres, browsertype en besturingssysteem, tijdzone-instellingen, tijdstempels, enz.)
• Contactgegevens en alle andere informatie die u via de websites met ons deelt (bijv. namen, e-mailadressen, professionele informatie, enz.)

 

Wij verwerken deze persoonsgegevens om u in staat te stellen onze websites op een veilige en beveiligde manier te gebruiken, waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om onze websites beschikbaar te stellen voor het publiek. Persoonsgegevens met betrekking tot uw websitebezoek worden bewaard voor de duur van uw bezoek tot 36 maanden daarna, onverminderd andere bewaartermijnen die zijn bepaald in de cookieverklaring.

Wij verzamelen deze persoonsgegevens ook voor statistische doeleinden en om onze websites te verbeteren. Voor deze doeleinden beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om onze websites, de daarop verspreide inhoud en ons product- en dienstenaanbod voortdurend te kunnen verbeteren. Persoonsgegevens die in statistieken worden geaggregeerd, worden geanonimiseerd en voor onbepaalde tijd bewaard.

We verwerken de informatie die u op onze websites achterlaat om te reageren op uw vragen en om u de functionaliteiten te bieden waarvoor u interactie met de websites hebt gehad. Voor beide doeleinden beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om te kunnen communiceren met de bezoekers van onze website en hen de functionaliteiten te bieden die zij willen gebruiken. Persoonsgegevens die u op onze websites achterlaat, worden bewaard zolang als nodig is om uw vraag te beantwoorden of om u de functionaliteit te bieden. Als uw aanvraag deel gaat uitmaken van onze lopende zakelijke relatie, bewaren wij deze zolang u klant bij ons bent en tot 5 jaar daarna.

Wij delen uw persoonsgegevens met onze IT-providers, marketingdienstverleners en lidbedrijven van onze groep.

 

2.2. U communiceert met ons via e-mail, telefoon, social media, VOIP of andere digitale communicatiekanalen

Wanneer u met ons communiceert via e-mail, telefoon, social media, VOIP of andere digitale communicatiekanalen, verzamelen en verwerken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Elektronische-communicatiegegevens (bv. IP-adressen, gegevens met betrekking tot de communicatiemiddelen die u gebruikt, enz.)
• Contactgegevens (bijv. uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, aliassen, enz.)
• De inhoud van uw communicatie (bv. een e-mailbericht, een bericht verzonden via sociale media dat ook beperkte profielgegevens kan bevatten, een samenvatting van een telefoongesprek, enz.)
• Gegevens met betrekking tot de persoon met wie u aan onze kant communiceert
• Professionele informatie (bv. het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie)

 

Wij verwerken deze persoonsgegevens om met u te communiceren en te reageren of te reageren op de vragen of opmerkingen die u ons stuurt, voor een normaal beheer van de klantenrelatie en om de werking van onze klantenservice te verbeteren en onze producten, diensten en processen te verbeteren. We vertrouwen op ons gerechtvaardigd belang om met anderen te communiceren als onderdeel van onze normale dagelijkse activiteiten en om onze manier van werken voortdurend te verbeteren. U begrijpt dat wij uw vragen niet zouden kunnen beantwoorden of met u zouden kunnen communiceren als wij deze persoonsgegevens niet zouden mogen verwerken. Wij bewaren deze persoonsgegevens zo lang als nodig is om de vraag of opmerking te behandelen en tot maximaal één jaar daarna.

Wij zullen uw persoonsgegevens delen met onze marketing-, IT- en communicatiedienstverleners en met andere bedrijven in onze groep.

 

2.3. U abonneert zich op en ontvangt onze nieuwsbrieven, promotionele communicatie of ander marketingmateriaal

Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrieven, promotionele communicatie of ander marketingmateriaal en deze ontvangt, verzamelen en verwerken we de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens (bijv. uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, aliassen, enz.)
• Communicatievoorkeuren (bijv. welk type marketingmateriaal u wilt ontvangen)
• Professionele informatie (bv. het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie)

 

Wij verwerken deze persoonsgegevens om u onze nieuwsbrieven, promotionele communicatie of ander marketingmateriaal te sturen en wij zullen dit alleen doen met uw uitdrukkelijke toestemming die u op elk moment kunt intrekken. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot het moment waarop u uw toestemming intrekt. Als u echter een bestaande klant bent of vertegenwoordigt, vertrouwen we op ons legitieme belang om u ons marketingmateriaal te kunnen sturen met betrekking tot de producten en diensten die u eerder bij ons hebt besteld. U kunt zich op elk gewenst moment afmelden voor onze marketingcommunicatie. Uw persoonsgegevens worden in dit geval bewaard zolang u klant bent of vertegenwoordigt en tot vijf jaar daarna.

Wij zullen uw persoonsgegevens delen met onze marketing-, IT- en communicatiedienstverleners en met andere bedrijven in onze groep.

 

2.4. U ontmoet ons op beurzen, congressen of soortgelijke evenementen

Als u een van onze vertegenwoordigers ontmoet op een beurs, conferentie of ander evenement of als u deelneemt aan een evenement dat wij hebben georganiseerd, verzamelen wij de volgende informatie:

• Contactgegevens (bijv. uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, aliassen, andere informatie vermeld op een inschrijvingsformulier of visitekaartje, enz.)
• De persoon aan onze kant die je hebt ontmoet
• De interacties die u met ons hebt op zo'n evenement (bijvoorbeeld in een achteraf gemaakte samenvatting)
• Communicatievoorkeuren (bijv. welk type marketingmateriaal u wilt ontvangen)
• Professionele informatie (bv. het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie)
• Jouw foto

 

Deze persoonsgegevens worden verzameld om zakelijke relaties aan te gaan en te onderhouden en om succesvol te kunnen deelnemen aan beurzen, conferenties of soortgelijke evenementen waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om aanwezig te zijn of dergelijke beurzen, conferenties of evenementen te organiseren en u daarvoor uit te nodigen. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot het moment waarop wij hebben vastgesteld dat u niet langer van commercieel belang voor ons bent of, wanneer u klant wordt of vertegenwoordigt, tot het moment waarop uw commerciële relatie met ons eindigt en tot vijf jaar daarna.

Als we uw foto specifiek willen maken om deze op een of meer van onze communicatiekanalen te publiceren, zullen we dit alleen doen met uw uitdrukkelijke toestemming die u op elk moment kunt intrekken. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot het moment waarop u uw toestemming intrekt.

Als we uw contactgegevens willen gebruiken om u marketingmateriaal toe te sturen en u bent nog geen bestaande klant, dan doen we dat alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, die u ook op elk moment kunt intrekken. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot het moment waarop u uw toestemming intrekt.

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met dienstverleners die ons helpen bij het organiseren en onderhouden van dergelijke evenementen, met onze IT-dienstverleners, met de fotograaf die uw foto maakt, met dienstverleners die onze communicatiekanalen beheren en/of onderhouden en met andere bedrijven in onze groep.

 

2.5. Je solliciteert naar een baan bij Forster of een van onze dochterondernemingen

Wanneer je solliciteert op een van onze vacatures, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens:

• uw naam, functie;
• uw contactgegevens;
• werkervaring;
• opleiding en academisch curriculum;
• uw imago;
• aantekeningen gemaakt tijdens sollicitatiegesprekken;
• alle andere informatie die u wilt opnemen in uw cv en ondersteunende communicatie.

 

In principe wordt van u niet verwacht dat u ons gegevens verstrekt met betrekking tot gezondheid of andere vergelijkbare gevoelige informatie zoals politieke overtuiging, etniciteit, ras, seksuele voorkeur, lidmaatschap van een vakbond, religieuze of filosofische overtuigingen, genetische gegevens of biometrische gegevens. Als u ons toch dergelijke informatie verstrekt, stemt u er uitdrukkelijk mee in dat wij dergelijke gegevens ontvangen.

 

Als u rechtstreeks bij ons solliciteert via LinkedIn, StepStone of soortgelijke online platforms, zijn deze platforms in eerste instantie verantwoordelijk voor het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens. Voor meer informatie over hoe deze platforms uw persoonsgegevens verwerken, verwijzen wij naar de privacyverklaringen van deze platforms. Houd er echter rekening mee dat wij niet gezamenlijk verantwoordelijk zijn met deze platforms met het oog op de verschillende doeleinden van de verwerking.

Als u via een wervingsbureau solliciteert, is het wervingsbureau in eerste instantie de verwerkingsverantwoordelijke totdat wij uw persoonsgegevens ontvangen met het oog op de beoordeling van uw sollicitatie. Voor meer informatie over hoe het wervingsbureau uw persoonsgegevens verwerkt, verwijzen wij u naar de privacyverklaring van het betreffende wervingsbedrijf. Wij zijn echter niet gezamenlijk verantwoordelijk met het wervingsbureau, gezien de verschillende doeleinden van de verwerking.

Wij verwerken deze persoonsgegevens om uw sollicitatie te beoordelen. Deze verwerking is noodzakelijk om een eventuele arbeidsovereenkomst met u tot stand te brengen. U begrijpt dat wij uw sollicitatie niet in behandeling zouden kunnen nemen als wij deze persoonsgegevens niet zouden mogen verwerken. Als u aan het einde van het wervingsproces niet wordt behouden, maar we willen uw profiel behouden voor toekomstige kansen, dan zullen we uw uitdrukkelijke toestemming vragen. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

We verwerken uw persoonsgegevens ook om ons wervingsproces te monitoren en te verbeteren, waarvoor we ons beroepen op het legitieme belang om onze processen te verbeteren.

Voor kandidaten die via een wervingsbureau zijn binnengekomen, bewaren wij de persoonsgegevens minimaal twaalf (12) maanden.

Wij bewaren de persoonsgegevens van alle kandidaten die worden uitgenodigd voor een gesprek tot één jaar na de eerste sollicitatie. Dit doen we om je eerdere gesprekken te kunnen inzien voor het geval je op een later moment opnieuw bij ons solliciteert.

Als u ermee hebt ingestemd dat wij uw gegevens bewaren voor toekomstige mogelijkheden, bewaren wij deze gegevens tot het moment waarop u uw toestemming intrekt. De persoonsgegevens die wij verzamelen wanneer u solliciteert op een van onze vacatures, worden gedeeld met de volgende partijen:

• jij
• IT-dienstverleners;
• HR-dienstverleners;
• andere bedrijven binnen onze groep;
• De overheid indien wettelijk verplicht.

 

2.6. U bent of vertegenwoordigt een van onze klanten of leveranciers

Wanneer u een van onze leveranciers of klanten bent of vertegenwoordigt, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Contactgegevens (bijv. uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, aliassen, enz.)
• De interacties die u met ons heeft (bijv. elke zakelijke communicatie)
• Gegevens met betrekking tot uw bestellingen, diensten en/of producten
• Professionele informatie (bv. het bedrijf waarvoor u werkt en uw functie)

 

Wij verwerken deze persoonsgegevens om:

• ons in staat te stellen de contractopvolging uit te voeren;
• het bestel- en facturatieproces af te ronden;
• onze klant- en leveranciersrelaties beheren.

 

Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te kunnen verwerken in het kader van een normaal relatiebeheer. Als u een eenmanszaak bent, beroepen wij ons op de noodzaak om deze persoonsgegevens te verwerken voor de uitvoering van ons contract met u. U begrijpt dat wij het contract dat wij met u of uw werkgever hebben, niet zouden kunnen uitvoeren en uitvoeren als wij deze persoonsgegevens niet zouden mogen verwerken. Voornoemde persoonsgegevens worden in identificeerbare vorm bewaard gedurende tien (10) jaar nadat onze relatie met u of uw werkgever/opdrachtgever is geëindigd, tenzij wij eerder bericht van uw werkgever/opdrachtgever ontvangen dat u van functie bent gewisseld of niet langer in dienst bent/in dienst bent bij deze werkgever/opdrachtgever.

 

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met:

• IT-dienstverleners;
• incassobureaus, gerechtsdeurwaarders en juridische dienstverleners in geval van wanbetaling of problemen;
• accountants, bedrijfsrevisoren, professionele dienstverleners, banken en betaalinstellingen;
• andere bedrijven binnen onze groep.

 

2.7. Algemene doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken

i) Wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigde verzoeken

Wij verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, alsook om te voldoen aan een legitiem verzoek van bevoegde ambtenaren of vertegenwoordigers van politie, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstanties of -agentschappen, met inbegrip van gegevensbeschermingsautoriteiten, waarvoor wij ons beroepen op onze wettelijke verplichtingen. Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de bevoegde ambtenaren of vertegenwoordigers van politie, justitie, overheidsinstanties of -instanties aan wie wij op grond van onze wettelijke verplichting verplicht zijn de persoonsgegevens te verstrekken.

 

ii) Fusies en overnames

Wij verwerken uw persoonsgegevens om zakelijke transacties voor te bereiden en uit te voeren, zoals fusies, overnames of splitsingen, waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang bij het aangaan van dergelijke transacties. U begrijpt dat bij dergelijke zakelijke transacties de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke kan veranderen. Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is om de bij de transactie betrokken partijen goed te informeren en zo lang als nodig is om verdere verwerking door de overnemende partij na de transactie mogelijk te maken.

De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken bij de voorbereiding of uitvoering van een zakelijke transactie worden gedeeld met de volgende partijen:

• IT-dienstverleners;
• de partijen die betrokken zijn bij de voorbereiding en uitvoering van de transactie;
• Juridische en professionele dienstverleners, waaronder advocaten en zakenbanken, die de partijen bijstaan;
• overheidsinstanties moeten van de transactie op de hoogte worden gebracht;
• andere ondernemingen binnen onze groep die direct of indirect betrokken zijn bij de transactie.

 

iii) Verdediging in geschillen en procedures

Wij verwerken uw persoonsgegevens om ons te verdedigen in geschillen en gerechtelijke of andere procedures, alsook om bewijsmateriaal te verzamelen en onze verdediging voor te bereiden, waarvoor wij ons beroepen op ons gerechtvaardigd belang om ons in dergelijke omstandigheden te kunnen verdedigen. Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als nodig is in het licht van een op handen zijnde of lopende procedure en totdat alle beroeps- en verjaringstermijnen zijn verstreken.

De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken bij de voorbereiding en uitvoering van ons verweer worden gedeeld met de volgende partijen:

• IT-dienstverleners;
• deskundigen en juridische deskundigen;
• juridische en professionele dienstverleners, waaronder advocaten en gerechtsdeurwaarders;
• gerechtelijke autoriteiten of administraties die op de hoogte moeten worden gebracht van het geschil of de procedure;
• andere ondernemingen binnen onze groep die direct of indirect betrokken zijn bij het geschil of de procedure.

 

3. Doorgifte van gegevens

In principe geven wij uw persoonsgegevens niet door aan andere landen buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer een dergelijke overdracht noodzakelijk zou zijn voor een of meer van de hierin genoemde verwerkingsdoeleinden, zullen wij de nodige waarborgen invoeren, zoals overeenkomsten op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

 

4. Uw rechten

Recht op inzage - U heeft het recht om inzage te vragen in alle persoonsgegevens die wij van u hebben verwerkt. Om dit verzoek in te willigen, moet u uitleggen welke persoonsgegevens u wilt inzien. Wij behouden ons het recht voor om voor meerdere opeenvolgende verzoeken administratiekosten in rekening te brengen. Wij behouden ons ook het recht voor om verzoeken te weigeren die kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

 

Recht op rectificatie - U hebt het recht om kosteloos te verzoeken om rectificatie van persoonsgegevens die onjuist zijn. Als er een verzoek tot rectificatie wordt ingediend, moet dit vergezeld gaan van een bewijs van de onjuistheid van de gegevens waarvoor om rectificatie wordt verzocht.

 

Recht op verwijdering - U heeft het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens als (a) u uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking overblijft; (b) we wettelijk verplicht zijn om ze te wissen; (c) u met succes uw recht om bezwaar te maken hebt uitgeoefend; (d) ze zijn niet langer nodig met het oog op de hierboven beschreven doeleinden of (e) de verwerking is onrechtmatig. Houd er echter rekening mee dat we een verzoek tot verwijdering zullen beoordelen op basis van:

• a) onze zwaarwegende belangen of die van een derde, voor zover toegestaan door de wet;
• b) wettelijke of reglementaire verplichtingen of overheids- of gerechtelijke bevelen.

 

In plaats van verwijdering kunt u ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken indien en wanneer (a) u de juistheid van dergelijke gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is, of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden, maar u ze nodig heeft om u te verdedigen in gerechtelijke procedures.

 

Recht van bezwaar - U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, maar u moet de ernstige en legitieme redenen die verband houden met uw specifieke omstandigheden die een dergelijk bezwaar rechtvaardigen, uiteenzetten. Deze uitleg is niet nodig als u zich verzet tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

 

Recht op overdraagbaarheid van gegevens - U heeft het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die u ons digitaal hebt verstrekt met uw toestemming of voor de uitvoering van een contract in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat.

 

Recht om toestemming in te trekken - Als u eerder toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u deze op elk moment intrekken.

 

Hoe u uw rechten kunt uitoefenen - Indien u een verzoek wenst in te dienen om één of meer van de hierboven vermelde rechten uit te oefenen, gelieve dan een e-mail te sturen naar de Privacy@forstersystems.com voor alle aangelegenheden met betrekking tot de rechten van de betrokkenen. Een e-mail met het verzoek om uitoefening van een recht mag niet worden opgevat als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor zover deze verwerking verder gaat dan wat nodig is om uw verzoek te verwerken.

In dat verzoek moet duidelijk worden vermeld en gespecificeerd welk recht u wilt uitoefenen en de redenen daarvoor, indien de wet dit vereist. Het moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst. Wij vragen dit om te voorkomen dat onbevoegden misbruik maken van uw rechten.

Wij zullen u onverwijld op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien het verzoek gegrond blijkt te zijn, zullen wij u hiervan zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is en uiterlijk binnen dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen.

 

Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kan u steeds contact met ons opnemen op het e-mailadres vermeld in de eerste alinea van dit artikel. Als u niet tevreden bent met ons antwoord, staat het u vrij om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, namelijk de Zwitserse federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home.html).